E’ una domanda si stanno ponendo in molti. Ed oggi, dopo aver letto e studiato con attenzione ciò che dicono nel mondo e, in modo particolare FederCongressi e L’OMS (Organizzazione Mondiale della Sanità), a proposito dell’organizzazione degli eventi dopo la crisi sanitaria da Covid-19, riassumiano i punti principali dell’intervista di Francesca Robbio, Founder Bresciaevents, richiesta da Agencia Respira di Castellòn de la Plana – Spagna.
Ci fai il punto della situazione sulla event industry, quale particolare scenario stiamo vivendo dal tuo punto di vista?
Il mondo dell’organizzazione di eventi è stato tra i primi a fermarsi e sono quasi certa che sarà anche l’ultimo a ripartire.
Parliamo di perdite enormi, come per altri settori senza dubbio, basti pensare all’indotto del settore che supera i 65 milioni di euro solo in Italia.
Parliamo di quasi 600 mila persone che lavorano direttamente e indirettamente (tecnici, artigiani, artisti), al momento senza lavoro.
Parliamo di mancanza di sensibilizzazione da parte delle istituzioni, il governo non l’ho mai neanche sentito nominare di un ipotetico piano di azione e sicurezza per il settore eventi.
Ci sono imprenditori del settore e associazioni di categoria che invece si stanno muovendo con iniziative individuali, come scrivere protocolli e mandarli in approvazione al governo, ma non esiste davvero ancora nulla di regolamentato e ufficiale.
La macchina ripartirà sicuramente, ma in modo piuttosto lento.
- Costerà di più spostarsi (si parla di +50%) e ci saranno meno soldi per farlo.
- Le persone hanno cambiato esigenze e priorità.
- Le aziende taglieranno (anzi hanno già tagliato) il budget di marketing – comunicazione – eventi.
E’ necessario quindi ripensare tutto il sistema. E’ tutto diverso, è tutto da ricostruire ma con questo non voglio essere catastrofica. Anzi, si dice che dalle difficoltà nascono le più grandi idee, no?
Esiste secondo te un orizzonte temporale per ricominciare a pianificare gli eventi? E quali saranno i primi eventi ad essere lanciati dopo la crisi pandemica?
Non ci sono date certe, solo ipotesi. La mia personale ipotesi è: non prima della fine del 2020, con idee chiare di comportamento per tutti gli operatori.
L’orientamento attuale è quello di digitalizzare gli eventi – a mio personalissimo parere talvolta in modo troppo improvvisato e poco curato nei contenuti. Questo tipo di attività non la ritengo strategica, ma solo un modo per tamponare e tenere il collegamento tra azienda e consumatori.
Gli eventi digitali avranno sicuramente un seguito e continueranno a svilupparsi e migliorare, ma quello che le persone continueranno a ricercare è esperienza e socialità.
Per quanto riguarda i primi eventi che ripartiranno, sicuramente parliamo di congressi medici, convention, piccoli eventi business, eventi formativi. Come ultimi invece le manifestazioni fieristiche, concerti, ovvero tutti quei grandi eventi dove la gestione delle persone, del flusso e della sicurezza sanitaria è molto meno gestibile.
Esistono già dei protocolli che gli organizzatori di eventi dovranno rispettare? I piani di prevenzione dei rischi saranno finalmente un elemento indispensabile in un evento?
Formalmente no, non esistono protocolli per la gestione degli eventi post-coronavirus. Sono stati elaborate però delle proposte, supportate da Esperti di Microbiologia e Virologia, i quali confermano che qualsiasi modello organizzativo per gli eventi non potrà prescindere da alcuni importanti principi sanitari che rimarranno in vigore per lungo tempo, e più precisamente fino alla disponibilità del vaccino.
Parliamo ad esempio di:
- distanziamento sociale
- utilizzo DPI per ogni partecipante
- controllo sanitario agli ingressi
- pulizia e sanificazione sede d’evento, prima e dopo
- piano di emergenza obbligatorio,
- un protocollo sulle regole igienico-sanitarie
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- per tutto lo staff tecnico
- per gli ospiti con comunicazione prima dell’evento e durante
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Penso sarà quanto più indispensabile adottare procedure informatiche automatizzate per la registrazione all’evento:
- stampa badge con QR code, registrazione, accoglienza, materiale in modalità self-service
- staff extra di controllo per garantire il distanziamento sociale, segnaletiche su pavimento
- catering, si parla di pasti pre-confezionati sigillati per garantire l’igiene, persone sedute a distanza di 1 metro, turno a numero chiuso per mangiare ogni 20-30 minuti, solo stoviglie monouso.
- persone in platea con sedute fisse 1 ogni 3
- ingressi e uscite separate
Come si può facilmente capire, aumenta notevolmente la complessità di gestione degli eventi – oltre che dei costi.
Dovremmo quindi prepararci per eventi veramente ibridi con partecipanti di due tipi, online e offline? La digitalizzazione è una strategia per il futuro degli eventi?
L’evento per come lo abbiamo sempre inteso, non è digitalizzabile nella sua totalità. L’evento è per definizione ESPERIENZA, e questo elemento non può essere sostituito, l’esperienza va vissuta con rapporto umano tra le persone. Un evento digitale ti permette di vivere solo una piccola parte di questa esperienza, e l’aspetto che meglio si può digitalizzare è il CONTENUTO, quindi è fondamentale concentrarsi su questo aspetto.
Quello che si può fare in questo momento, secondo me, è:
- sicuramente portare il più possibile online con webinar, streaming, eventi ibridi con ma solo se con strumenti di qualità e se abbiamo contenuti interessanti per il nostro pubblico;
- guidare le aziende a riprogrammare le proprie attività di comunicazione, mi spiego meglio: destinare il budget dedicato agli eventi verso altre attività di marketing digitale adatte per il raggiungimento di obiettivi simili (trovare nuovi clienti, nuovi distributori del nostro prodotto, presentare un nuovo prodotto/servizio,…). Le aziende hanno bisogno di strategia in questo momento, non di improvvisazione.
In una seconda fase, quando potremo ricominciare a riorganizzare gli eventi,invece:
- sarà necessario munirsi di potenti STRUMENTI per pianificare, organizzare e gestire ogni aspetto e ogni persona coinvolta,
- digitalizzare tutto, a partire dalla segreteria organizzativa, ad esempio con:
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- un mini sito web dell’evento con agenda interattiva
- registrazione in modalità self-service.
- gestione travel & accommodation
- invio comunicazioni e aggiornamenti
- check-in/check-out
- interazione e gamification tra i partecipanti (chat, questionari, domande dalla platea, messaggi push, concorso)
- contenuti multimediali on-demand durante e dopo l’evento
- Event App
- integrazione con i social media
- Analisi statistiche integrate
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Questa situazione contribuirà secondo te a ridurre la necessità della nostra professione di organizzatori di eventi?
Direi di no, anzi, avremo molte più cose da pianificare e considerare, spero solo senza un carico enorme di responsabilità legata ad esempio alla rilevazione di un ospite positivo durante un evento: chi ne sarà responsabile? Io me lo sto già chiedendo e voglio approfondire la questione.
Questo quindi significa che un’azienda dovrà sempre assumere un’agenzia specializzata / un professionista per l’organizzazione degli eventi?
Esatto. Perchè saremo più preparati, conosceremo tutti i protocolli di sicurezza degli eventi e faremo in modo che vengano rispettati. Ci occuperemo della predisposizione logistica, degli spazi, della digitalizzazione delle procedure. Lo facevamo anche prima, certo, ma da domani e per molto tempo tempo, con molte più regole.
Dobbiamo prendere coscienza che cambiano le regole del sistema eventi, in modo radicale. Un pò come il post-11 settembre 2001: le regole per viaggiare sugli aerei, da quel giorno sono cambiate ed oggi sono diventate la normalità e non ci facciamo neanche più caso. Sarà un pò la stessa cosa: nuove regole creeranno nuovi format di eventi e ci adatteremo ad essi con il tempo.
